E-Fatura nedir, E-Fatura Uygulamasına Nasıl Geçilir?

E-Fatura nedir, E-Fatura Uygulamasına Nasıl Geçilir? e-Fatura nedir? e-Fatura kullanmak zorunlu mu? Kimler e-Fatura kullanabilir? e-Fatura uygulamasına nasıl geçilir? Temel yada Ticari senaryo nedir? e-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir? e-Fatura uygulama nedir? Kimlere e-Fatura kesilir? e-Faturaya geçmenin avantajları nedir? e-Faturaya geçmenin dezavantajları nedir? e-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir? Mali Mühür nedir? Bütün bu soruların yanıtlarını aşağıdaki yazımızda bulacaksınız.

e-Fatura nedir?

e-Fatura, önceden tanımlanmış kullanıcılar tarafından belirli bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilmez bir şekilde mühürlenmiş, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile alıcı ve satıcı arasında iletimi sağlanan, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip elektronik belgedir.

e-Fatura kullanmak zorunlu mu?

e-Fatura kullanma, 14/12/2012 tarihli resmi gazetede yayımlanan 421 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile aşağıdaki iki madde kapsamına giren mükellefler için zorunlu hale getirilmiştir

1 – Madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar,

2 – Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (tütün mamulleri, alkollü içecekler ve kolalı gazozlar) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

Kimler e-Fatura kullanabilir?

e- fatura avantajlarından yaralanmak isteyen tüzel kişiliği olan ticari firmalar, yani, Anonim Şirket, Limited Şirket ve Gerçek/Şahıs Şirketi statüsünde bulunan mükellefler isteğe bağlı olarak e-Fatura kullanabilir. e-Faturaya geçmek için ciro bakımından herhangi bir kısıtlama bulunmuyor.

e-Fatura uygulamasına nasıl geçilir?

e-Fatura Uygulaması kapsamında olan veya zorunlu olmadığı halde e-Fatura uygulamasına geçmek isteyen mükelleflerin yapması gereken işlemler sırası ile şu şekildedir:

a) www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan “e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır.

b) Tüzel kişi mükellefler için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır,

c) Gerçek kişi mükelleflerin 15.1.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları.

Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler aşağıda yer alan belgeler ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvuruda bulunacaktır.

a) “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,

b) Tüzel kişi mükellefler tarafından “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,

c) Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 1.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.)

d) Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

Başvurunuz uygun bulunduktan sonra mali mühür sertifikası almak için Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvuru yapmak gerekiyor. Mali mühür sertifikasına GİB’in sitesinden elektronik olarak başvuru yapabilirsiniz.

Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktive edilecektir.

e-Faturaya geçtikten sonra Temel yada Ticari senaryolarından birisini seçmeniz gerekiyor. Bu iki senaryodan birini seçtikten sonra sıra geliyor e-Fatura için yöntem belirlemeye.

Temel yada Ticari senaryo nedir?

Ticari Fatura Senaryosu’nda fatura kestiğiniz firmanın Kabul ya da Red vermesi için 7 gün süresi var, eğer 7 gün içinde kabul yada red vermezse faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada bu şekilde bir onay süreci bulunmamaktadır.

e-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?

İlk olarak Maliyenin ücretsiz sunduğu e-fatura portalını tercih edebilirsiniz. Eğer kestiğiniz fatura adeti yüksek değilse efatura.gov.tr internet adresindeki e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlayabilirsiniz. Manuel olarak internet sitesi üzerinden düzenleme yapabilirsiniz. Bu portal Maliye’nin, sistemi tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi aylık 500 adeti geçmeyen işletmelere sunduğu bir çözümdür.

İkinci bir seçenek ise Maliye tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığıyla e-fatura oluşturmak. Entegratör yazılımı ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Düzenlenen e-faturaları kendi yazılımı ile muhasebe sisteminize aktarır. Ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız gerekir.

Üçüncü bir seçenek de eğer fatura adetiniz yüksek rakamlar ise kullanmanız gereken yöntemlerden biridir. Firmanızın bilgi işlem sistemini maliye ile entegre ederek kesebilirsiniz. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve arayüz ile e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden gönderdiği e-faturalar da aynı yazılım ve arayüz ile muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik oluşur.

e-Fatura uygulama nedir?

e-Fatura kullanımını yaygınlaşmasını sağlamak amacıyla, e-Fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanmasını sağlamak için geliştirilen ve e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.

Kimlere e-Fatura kesilir?

e-Fatura uygulamasına geçmiş olan ve geçme zorunluluğu bulunan mükelleflere e-Fatura kesmek zorunludur. e-fatura uygulamasına geçmemiş firmalara kağıt ortamında fatura kesmeniz gerekir. e fatura uygulamasına geçtiyseniz eğer, fatura keseceğiniz kişilerin,   e-faturaya geçip geçmediğini kontrol etmeniz gerekiyor. Kimlerin e-fatura uygulamasına geçtiğini www.efatura.gov.tr adresinden öğrenebilirsiniz.

e-Fatura nasıl muhafaza edilir?

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntülenebilmesi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

e-Faturaları mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunlu mudur?

Mükellefler kendi e-faturalarını kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olmakla birlikte üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.

e-Fatura ile e-Defter entegrasyonunu sağlamak mümkün mü?

Günümüzde kullanılan muhasebe programları veya yazılımların büyük bir kısmı hâlihazırda e-fatura ile entegre olarak çalışmaktadır. E-defter, uyumluluk onayı11 almış bu yazılımlar aracılığı ile oluşturulacaktır. Dolayısıyla, e-defter ile e-fatura entegrasyonunun sağlanması mümkündür.

e-Faturaya geçmenin avantajları nedir?

Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb masraflarınız azalır. Maliyet avantajı sağlar, operasyonel yükünüzü azaltırsınız.

Faturalarınızı daha hızlı hazırlayabilirsiniz. Böylece, personel zamanından da tasarruf edersiniz.

Müşterileriniz faturalarınızı anında görebilir. Faturanın kaybolma riskini ortadan kaldırır. Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.

Aradığınız bir faturaya çok rahat ve hızlı ulaşmanızı sağlar. Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir. Ayrıca, fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.

Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.

Müşteri ve satıcılarla mutabakat yapmanız kolaylaşır.

Çevrecidir

e-Faturaya geçmenin dezavantajları nedir?

Sisteme geçtikten sonra bir daha sistemden çıkamazsınız.

e-Faturaya geçince e-Deftere de geçmeniz gerekir.

e-Fatura’ya tabi olan firmalara kağıt fatura düzenleyemezsiniz.

7 günden daha eski olan geçmişe yönelik faturaları kesemezsiniz.

Personelinizin eğitim maliyetlerine katlanmanız gerekir.

Mali mühür satın almanız gerekir.

Sistem entegratörü ile entegre olarak kullanmak isterseniz aylık ya da fatura başına ek maliyet gelecektir.

Tüm faturalarınız Maliye tarafından anlık olarak izlenebilir.

e-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir?

e-Fatura sistemine girmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın almanız gerekecek. 700 TL civarında bir maliyeti var. Her fatura 5-10 saniye aralığında mühürlenebiliyor.

e-Fatura portalinin kullanılmasında ek maliyet yok. Faturalar elle giriliyor. Ayda en fazla 500 fatura kesilebiliyor

Entegratör firma kullanılacaksa; fatura adedine göre birim maliyet 0.30-0.65 TL arasında değişir. İlave olarak saklama ücreti, 2500TL civarında entegrasyon ücreti ve eğitim bedelini karşılamanız gerekir.

Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yöntemi kullanılacaksa entegrasyon maliyeti var, ki bu maliyet çok değişken olmakla beraber 10 bin 100 bin TL arasında değişmektedir.

Mali Mühür nedir?

Mali Mühür, 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-Kamu SM tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısıdır. Yani firma kaşesinin elektronik halidir. Mali mühür, kurumsal bir e-imza çeşididir. Mali mühür olmadan e-Fatura kesemezsiniz.